Studie zjistily, že z průměrných 38 minut strávených na konferenčním hovoru je až 13 minut promarněných. Důvodů neefektivity je celá řada. Patří mezi ně například nastavování softwaru, nebo řešení rušivých vlivů.
Větší využívání videohovorů odhalilo další fenomén - únavu z konferenčních hovorů, která může vést až k vyhoření. Podle odborníků za to může několik faktorů. Například to, že musíme vynaložit mnohem větší úsilí, abychom při videohovorech interpretovali neverbální podněty. A taky si stále uvědomujeme, že ostatní nás sledují na kameře.
Přinášíme vám proto pár jednoduchých tipů, jak využít pracovní hovory co nejlépe a jak je svému týmu zpříjemnit.
1. Odstraňte rušivé podněty
Pokud se chcete vyhnout rušivým podnětům, ujistěte se, že je pozadí za vámi co nejprázdnější a prostředí co nejtišší. Pokud právě nemluvíte, vypněte si mikrofon, abyste ostatní nerušili šumem. Ještě před začátkem hovoru otestujte svá zařízení - ujistěte se, že funguje mikrofon i kamera, abyste během hovoru nezdržovali řešením technických problémů.
2. Na začátku představte strukturu
Hned v úvodu popište body jednání, což vám i vašim účastníkům pomůže se lépe soustředit a zapojovat se. Načrtněte cíle, očekávané výsledky a všechna témata, kterým se chcete věnovat. Ještě před hovorem poskytněte účastníkům možnost zařadit do programu body, které by chtěli probrat.
3. Moderujte
Konferenční hovor by měl moderovat organizátor. Na začátku si vyčleňte pár minut na konverzaci, která se netýká práce. Tato aktivita pomáhá budovat dlouhodobé vztahy i přes nedostatek osobních setkání. Potom by organizátor měl dávat slovo jednotlivým účastníkům, aby se nestalo, že začnou mluvit všichni najednou. Pokud by chtěl k tématu něco dodat jiný účastník, může se přihlásit o slovo.
4. Zapnutí kamery by mělo být dobrovolné
Pro někoho je zcela přirozené mít při konferenčních hovorech zapnutou kameru, nemusí to však platit pro všechny. Některé kolegy může kamera rušit při soustředění, pokud si chtějí dělat poznámky nebo pozorně naslouchat. Sledování sebe nebo jiných na kameře může působit rušivě a odvádět pozornost. Nechte proto každého účastníka rozhodnout za sebe, jestli si kameru zapne, nebo ne.
5. Použijte rozdělenou obrazovku
Psaní poznámek během hovoru tak bude mnohem efektivnější a přesnější. Pokud použijete rozdělenou obrazovku či dvě obrazovky, budete moci během zápisků sledovat účastníky hovoru.
Pokud používáte operační systém MacOS, nastavíte Split View tak, že podržíte tlačítko celé obrazovky, kde se vám zobrazí další možnosti. Pokud váš počítač pracuje v operačním systému Windows 10, otevřete program, který chcete mít na jedné straně obrazovky, klikněte na jeho záhlaví a potáhněte směrem k levému či pravému okraji obrazovky, dokud se vám nezobrazí předělení. Ve druhé části obrazovky se vám pak ukážou možnosti k otevření druhého programu.
6. Vyberte jednoduchý software
Více než 50 procent uživatelů videokonferencí stráví během setkání téměř 10 minut nastavováním softwaru. Pokud zvolíte software na videohovory, který není třeba stáhnout, usnadníte život všem. Jedním z nich je například bezplatný program Google Meet, který lze spustit přímo ve webovém prohlížeči. Software si vždy předem otestujte, abyste se ujistili, že všechno funguje, jak má.
7. Respektujte lidi a jejich čas
67 % pracovníků uvedlo, že téměř polovina online setkání jim nic nepřinesla. Jedním z hlavních důvodů, které popsali, bylo i zpoždění. Nový účastník vpadne do konverzace a přeruší její plynulost. Náš mozek totiž potřebuje čas na znovunastartování koncentrace. Prokažte proto respekt vůči svým účastníkům dochvilností a neprodlužováním setkání.
8. Vyčleňte čas na otázky
Pravidelnými pauzami na otázky podpoříte zapojení účastníků do videohovoru. Zároveň budou díky tomu cítit, že je posloucháte a že na jejich názoru záleží.
I takovými jednoduchými kroky můžete zvýšit svou efektivitu, spokojenost svých klientů či zaměstnanců a přispět k tomu, aby se vaší firmě dařilo. A abyste mohli naplno věnovat řízení své firmy a ušetřili si starosti navíc, spolehněte se na kvalitní pojištění svého podnikání, které si rychle a jednoduše i bez osobního kontaktu uzavřete v pojišťovně Generali.
Lidé jsou nejproduktivnější, když přesně vědí, co je cílem jejich práce. Absence jasného cíle vede zaměstnance k úzkosti a nejistotě ohledně vlastní pozice a úkolů, což v důsledku vyvolá stres.
Je velmi důležité dbát na to, aby zaměstnanci nebyli zavaleni úkoly, které jsou nad jejich síly. Proto je povzbuzujte, aby se za vámi nebáli přijít, když toho mají moc, a naslouchejte jejich starostem a obavám.
Mnozí z nás si myslí, že pracovat do úmoru zvyšuje produktivitu, ale se stoupající únavou výkonnost prudce klesá.
Multitasking je další mýtus o produktivitě, který může člověka pořádně stresovat. Snaha dělat několik věcí najednou vede k roztříštěnosti myšlenek a neschopnosti pořádně se soustředit na jeden úkol. K velkým pokušitelům patří třeba poštovní servery, takže doporučte zaměstnancům, aby e-mailovou schránku kontrolovali jen párkrát denně. Do e-mailového podpisu si mohou přidat informaci, že v opravdu naléhavých případech jsou k zastižení na telefonu.
Nemůžete si pořádně odpočinout, když vám půlka mozku stále jede v pracovním režimu. Zajistěte, aby veškerá komunikace ve firmě probíhala jen v pracovní době.
Nejen že tím usnadníte zaměstnancům život, budou-li potřebovat odejít z práce o chvilku dříve nebo naopak přijít o něco později. Když jim projevíte důvěru, že své úkoly zvládnou splnit včas a dobře, budou pracovat s větším zápalem a bez stresu.
K lepšímu pocitu zaměstnanců přispívá vědomí, že jejich práce má smysl – nejen po stránce efektivity a výnosnosti pro firmu, ale například i z hlediska ochrany přírody a životního prostředí obecně. Pokud jste to ještě neudělali, vytvořte na pracovišti podmínky k třídění odpadu – v dnešní době už by to měla být samozřejmost. Stále oblíbenější jsou i iniciativy na aktivní pomoc přírodě, např. víkendové firemní akce spojené s vysazováním stromů.
Vybledlé stěny a ostré světlo zářivek přispívají ke zvýšenému napětí a pocitu diskomfortu při práci. Udělejte z pracoviště místo, kam je radost chodit. Vhodně zvolené barvy, ergonomický nábytek a měkké osvětlení jsou základ. Pusťte dovnitř přírodu a rozmístěte v kancelářích živé rostliny. Je příjemné a osvěžující koukat do zeleně, rostliny navíc zvlhčují suchý vzduch a upravují klima v místnosti. Současným trendem jsou také zelené střechy – osazují se trávou a vhodnými rostlinami; vznikají tak místa, kde se zaměstnanci mohou nadýchat čerstvého vzduchu a osvěžit se. Zelené střechy navíc pěkně vypadají a pomáhají optimalizovat teplotu v budově během letních měsíců. Někde na nich zaměstnanci dokonce zakládají včelí úly.
Za pěkného počasí můžete uspořádat pracovní piknik nebo zasedání v parku. Je úžasné, co dokáže čerstvý vzduch, změna prostředí a možnost protáhnout se na sluníčku.
Budete-li využívání aplikace podporovat pravidelně, vaši zaměstnanci brzy pocítí dlouhodobý přínos meditace a začlení ji do svého každodenního programu.
Nebudete-li sami praktikovat, co kážete, vaši zaměstnanci chování nejspíš nezmění. Jděte jim proto příkladem. Sami se tak lépe ubráníte stresu, a to je rozhodně plus!