Studie zjistily, že z průměrných 38 minut strávených na konferenčním hovoru je až 13 minut promarněných. Důvodů neefektivity je celá řada. Patří mezi ně například nastavování softwaru, nebo řešení rušivých vlivů.
Větší využívání videohovorů odhalilo další fenomén - únavu z konferenčních hovorů, která může vést až k vyhoření. Podle odborníků za to může několik faktorů. Například to, že musíme vynaložit mnohem větší úsilí, abychom při videohovorech interpretovali neverbální podněty. A taky si stále uvědomujeme, že ostatní nás sledují na kameře.
Přinášíme vám proto pár jednoduchých tipů, jak využít pracovní hovory co nejlépe a jak je svému týmu zpříjemnit.
1. Odstraňte rušivé podněty
Pokud se chcete vyhnout rušivým podnětům, ujistěte se, že je pozadí za vámi co nejprázdnější a prostředí co nejtišší. Pokud právě nemluvíte, vypněte si mikrofon, abyste ostatní nerušili šumem. Ještě před začátkem hovoru otestujte svá zařízení - ujistěte se, že funguje mikrofon i kamera, abyste během hovoru nezdržovali řešením technických problémů.
2. Na začátku představte strukturu
Hned v úvodu popište body jednání, což vám i vašim účastníkům pomůže se lépe soustředit a zapojovat se. Načrtněte cíle, očekávané výsledky a všechna témata, kterým se chcete věnovat. Ještě před hovorem poskytněte účastníkům možnost zařadit do programu body, které by chtěli probrat.
3. Moderujte
Konferenční hovor by měl moderovat organizátor. Na začátku si vyčleňte pár minut na konverzaci, která se netýká práce. Tato aktivita pomáhá budovat dlouhodobé vztahy i přes nedostatek osobních setkání. Potom by organizátor měl dávat slovo jednotlivým účastníkům, aby se nestalo, že začnou mluvit všichni najednou. Pokud by chtěl k tématu něco dodat jiný účastník, může se přihlásit o slovo.
4. Zapnutí kamery by mělo být dobrovolné
Pro někoho je zcela přirozené mít při konferenčních hovorech zapnutou kameru, nemusí to však platit pro všechny. Některé kolegy může kamera rušit při soustředění, pokud si chtějí dělat poznámky nebo pozorně naslouchat. Sledování sebe nebo jiných na kameře může působit rušivě a odvádět pozornost. Nechte proto každého účastníka rozhodnout za sebe, jestli si kameru zapne, nebo ne.
5. Použijte rozdělenou obrazovku
Psaní poznámek během hovoru tak bude mnohem efektivnější a přesnější. Pokud použijete rozdělenou obrazovku či dvě obrazovky, budete moci během zápisků sledovat účastníky hovoru.
Pokud používáte operační systém MacOS, nastavíte Split View tak, že podržíte tlačítko celé obrazovky, kde se vám zobrazí další možnosti. Pokud váš počítač pracuje v operačním systému Windows 10, otevřete program, který chcete mít na jedné straně obrazovky, klikněte na jeho záhlaví a potáhněte směrem k levému či pravému okraji obrazovky, dokud se vám nezobrazí předělení. Ve druhé části obrazovky se vám pak ukážou možnosti k otevření druhého programu.
6. Vyberte jednoduchý software
Více než 50 procent uživatelů videokonferencí stráví během setkání téměř 10 minut nastavováním softwaru. Pokud zvolíte software na videohovory, který není třeba stáhnout, usnadníte život všem. Jedním z nich je například bezplatný program Google Meet, který lze spustit přímo ve webovém prohlížeči. Software si vždy předem otestujte, abyste se ujistili, že všechno funguje, jak má.
7. Respektujte lidi a jejich čas
67 % pracovníků uvedlo, že téměř polovina online setkání jim nic nepřinesla. Jedním z hlavních důvodů, které popsali, bylo i zpoždění. Nový účastník vpadne do konverzace a přeruší její plynulost. Náš mozek totiž potřebuje čas na znovunastartování koncentrace. Prokažte proto respekt vůči svým účastníkům dochvilností a neprodlužováním setkání.
8. Vyčleňte čas na otázky
Pravidelnými pauzami na otázky podpoříte zapojení účastníků do videohovoru. Zároveň budou díky tomu cítit, že je posloucháte a že na jejich názoru záleží.
I takovými jednoduchými kroky můžete zvýšit svou efektivitu, spokojenost svých klientů či zaměstnanců a přispět k tomu, aby se vaší firmě dařilo. A abyste mohli naplno věnovat řízení své firmy a ušetřili si starosti navíc, spolehněte se na kvalitní pojištění svého podnikání, které si rychle a jednoduše i bez osobního kontaktu uzavřete v pojišťovně Generali.
Pandemie Covid-19 nám zprostředkovala novou zkušenost a z důvodů lockdownu byli mnozí z nás nuceni opustit své kanceláře a přesunout se do svých domovů. Podniky, které home office zpochybňovaly pochopily, že se jedná o vítanou alternativu, zjistily, že produktivita některých zaměstnanců se při práci z domova dokonce zvyšuje. Pandemie nám jednoduše ukázala, že home office, alespoň částečne, je trendem budoucnosti.
K práci z domova je však třeba vytvořit vhodné podmínky. Domácí kancelář by měla být místem, kde se cítíte dobře a kde se můžete dobře soustředit na práci. Proto jsme pro vás připravili několik tipů, jak si zařídit domácí kancelář snů.
Pokud vám to dispozice vašeho domu či bytu dovolí, doporučujeme si vytvořit samostatnou pracovnu. Jsou-li však vaše prostorové možnosti omezené, vytvořte si pracovní kout.
Obecně platí, že domácí kancelář by měla být umístěna na co nejklidnějším místě. V případě samostatné pracovny je ideální zvolit místnost, která je nejvíce vzdálena od obytných prostor s čilým ruchem. Umístění pracovny vedle dětského pokoje nejspíš nebude tím nejlepším řešením.
Pro zřízení minikanceláře se nejlépe hodí klidný kout v obývacím pokoji. Mnozí lidé si zřizují pracovní kout v ložnici, ta má však primárně sloužit k odpočinku a blízkost postele nám v soustředění na práci příliš nepomáhá. Ani kuchyň není zrovna nejvhodnějším pracovním prostředí, jelikož zde můžete být rozptylováni myšlenkami na jídlo či na vaření.
Nábytek do domácí kanceláře budete nejspíš vybírat tak, aby se dobře hodil do stávajícího interiéru, ale musíte mít na paměti především jeho funkčnost. Za kancelářský nábytek nemusíte utrácet horentní sumy. Podívejte se na internetové bazary, třeba Aukro či Sbazar, uvidíte, že zde najdete zajímavé kousky za výborné ceny, někdy dokonce za odvoz.
Základem každé kanceláře je pracovní stůl. Výška by měla odpovídat vaší tělesné výšce, v průměru obvykle 75 cm. Velikost desky pak záleží na tom, jaké potřebujete pro svou práci vybavení. Možná vám stačí jen laptop, ale možná se vám bude hodit také tiskárna, scanner nebo třeba skartovačka.
Je-li nějaká položka, na které byste rozhodně šetřit neměli, pak je to kancelářská židle. Pokud si při výběru nevíte rady, rozhodně doporučujeme se obrátit na odborníka. Mnozí lidé výběr vhodné židle podceňují a pak obvykle končí na rehabilitační klinice či u chiropraktika. Správné sezení ochrání nejen vaše záda, ale umožní vám také lépe se koncentrovat na práci.
Kancelářská židle by měla být ergonomická a měla by mít výšku úměrnou výšce stolu. Rozhodně by měla být nastavitelná a oči by měly být ve výši 50-60 cm od monitoru a měly by být v úrovni s horním okrajem obrazovky.
Velice důležité je dostatečné osvětlení. Pokud nemůžete nasvícení pracovní plochy řešit vhodným nasvětlením shora, zvolte alespoň kvalitní stolní lampu. Důležitá je také barevnost světla, v tomto případě bílá, která imituje denní světlo. Pozor však na jeho intenzitu, teplá barva může způsobit únavu, zatímco příliš bílá může večer namáhat unavené oči. Zvolením vhodného osvětlení se vyhnete nejen problémům s očima, ale také bolestem hlavy.
Domácí kancelář se neobejde ani bez úložných prostor. Všechny dokumenty, odborná literatura i kancelářské potřeby budou potřebovat své místo, abyste nemuseli vše neustále hledat. Mohou se hodit poličky, šuplíky či skříňky. Některé úložné moduly mohou být i na kolečkách, takže je po ukončení práce snadno zasunete pod stůl.
Ideální kancelář si zaslouží také kvalitní technické vybavení. Zvažte, do jaké míry je pro vás vhodný stolní počítač, nebo laptop. Pokud si zrovna nemůžete dovolit koupi nového počítače, podívejte se na počítače repasované. Najdete mezi nimi výkonná zařízení, ovšem za zlomek původní ceny.
Zvažte, zda budete potřebovat tiskárnu či scanner, případně skartovačku. V případě, že se účastníte videokonferencí, rozhodně si pořiďte kvalitní kameru a nešetřete na sluchátkách. Používání mikrofonu zabudovaného v počítači není nejvhodnější, protože sbírá i okolní ruchy a kvalita hlasového přenosu je tak narušená. Sluchátka vám mohou navíc pomoci se izolovat od okolního prostředí a lépe se soustředit na práci, a to i v případě, že pracujete třeba v obývacím pokoji, kde se někdo z vašich blízkých dívá na televizi.
Při zařizování domácí kanceláře nezapomeňte ani na užitečné drobnosti. Na zeď se může hodit bílá magnetická tabule na brainstorming, případně korková deska na vzkazy. Velkou službu vám prokáže také stolní kalendář. Mohou se hodit i úložné krabice, šanony či archivační boxy. Důležité jsou samozřejmě kancelářské potřeby.
Přečtěte si další články na webu Generali Česká Profi.
Přinášíme inspiraci a čerstvý pohled na trendy v pojišťovnictví a byznysu.
Práce z domova vyžaduje disciplínu, často se nevyhneme ani práci ve večerních hodinách. Proto je důležité časté větrání, nezapomínejte na pravidelný pitný režim a rozhodně si v průběhu dne najděte čas na cvičení. Nemusíte zrovna posilovat, stačí si vyrazit na krátkou procházku a nadýchat se čerstvého vzduchu.
Vždy udržujte svůj pracovní stůl v pořádku. Tady vám může pomoci pravidlo 3 dnů, tj. pokud se na vašem stole ocitne dokument, který musíte zpracovat nebo založit, učiňte tak nejdéle do 3 dnů. Nepořádek na stole vás pak může rozptylovat a nezpracované dokumenty vás mohou odvádět od práce, které byste se v danou chvíli měli plně věnovat.
Jinými slovy, skvěle zařízená domácí kancelář je jen částí úspěchu, zbytek je na vás.
Přečtěte si
Coworkingové prostory: Jak fungují a pro koho jsou vhodné?
Práce na dálku: Nová pravidla pro podnikatele