18.06.2021

8 rad, jak z konferenčních hovorů vytěžit co nejvíc

Práce z domu se stala novým standardem. Díky tomu trávíme mnohem více času videohovory. Bez důsledného plánování se ale mohou snadno ubrat nesprávným směrem.

Studie zjistily, že z průměrných 38 minut strávených na konferenčním hovoru je až 13 minut promarněných. Důvodů neefektivity je celá řada. Patří mezi ně například nastavování softwaru, nebo řešení rušivých vlivů.

Větší využívání videohovorů odhalilo další fenomén - únavu z konferenčních hovorů, která může vést až k vyhoření. Podle odborníků za to může několik faktorů. Například to, že musíme vynaložit mnohem větší úsilí, abychom při videohovorech interpretovali neverbální podněty. A taky si stále uvědomujeme, že ostatní nás sledují na kameře.

Přinášíme vám proto pár jednoduchých tipů, jak využít pracovní hovory co nejlépe a jak je svému týmu zpříjemnit.

1. Odstraňte rušivé podněty

Pokud se chcete vyhnout rušivým podnětům, ujistěte se, že je pozadí za vámi co nejprázdnější a prostředí co nejtišší. Pokud právě nemluvíte, vypněte si mikrofon, abyste ostatní nerušili šumem. Ještě před začátkem hovoru otestujte svá zařízení - ujistěte se, že funguje mikrofon i kamera, abyste během hovoru nezdržovali řešením technických problémů.

2. Na začátku představte strukturu

Hned v úvodu popište body jednání, což vám i vašim účastníkům pomůže se lépe soustředit a zapojovat se. Načrtněte cíle, očekávané výsledky a všechna témata, kterým se chcete věnovat. Ještě před hovorem poskytněte účastníkům možnost zařadit do programu body, které by chtěli probrat.

3. Moderujte

Konferenční hovor by měl moderovat organizátor. Na začátku si vyčleňte pár minut na konverzaci, která se netýká práce. Tato aktivita pomáhá budovat dlouhodobé vztahy i přes nedostatek osobních setkání. Potom by organizátor měl dávat slovo jednotlivým účastníkům, aby se nestalo, že začnou mluvit všichni najednou. Pokud by chtěl k tématu něco dodat jiný účastník, může se přihlásit o slovo.

4. Zapnutí kamery by mělo být dobrovolné

Pro někoho je zcela přirozené mít při konferenčních hovorech zapnutou kameru, nemusí to však platit pro všechny. Některé kolegy může kamera rušit při soustředění, pokud si chtějí dělat poznámky nebo pozorně naslouchat. Sledování sebe nebo jiných na kameře může působit rušivě a odvádět pozornost. Nechte proto každého účastníka rozhodnout za sebe, jestli si kameru zapne, nebo ne.

5. Použijte rozdělenou obrazovku

Psaní poznámek během hovoru tak bude mnohem efektivnější a přesnější. Pokud použijete rozdělenou obrazovku či dvě obrazovky, budete moci během zápisků sledovat účastníky hovoru.

Pokud používáte operační systém MacOS, nastavíte Split View tak, že podržíte tlačítko celé obrazovky, kde se vám zobrazí další možnosti. Pokud váš počítač pracuje v operačním systému Windows 10, otevřete program, který chcete mít na jedné straně obrazovky, klikněte na jeho záhlaví a potáhněte směrem k levému či pravému okraji obrazovky, dokud se vám nezobrazí předělení. Ve druhé části obrazovky se vám pak ukážou možnosti k otevření druhého programu.

6. Vyberte jednoduchý software 

Více než 50 procent uživatelů videokonferencí stráví během setkání téměř 10 minut nastavováním softwaru. Pokud zvolíte software na videohovory, který není třeba stáhnout, usnadníte život všem. Jedním z nich je například bezplatný program Google Meet, který lze spustit přímo ve webovém prohlížeči. Software si vždy předem otestujte, abyste se ujistili, že všechno funguje, jak má.

7. Respektujte lidi a jejich čas

67 % pracovníků uvedlo, že téměř polovina online setkání jim nic nepřinesla. Jedním z hlavních důvodů, které popsali, bylo i zpoždění. Nový účastník vpadne do konverzace a přeruší její plynulost. Náš mozek totiž potřebuje čas na znovunastartování koncentrace. Prokažte proto respekt vůči svým účastníkům dochvilností a neprodlužováním setkání.

8. Vyčleňte čas na otázky

Pravidelnými pauzami na otázky podpoříte zapojení účastníků do videohovoru. Zároveň budou díky tomu cítit, že je posloucháte a že na jejich názoru záleží.

I takovými jednoduchými kroky můžete zvýšit svou efektivitu, spokojenost svých klientů či zaměstnanců a přispět k tomu, aby se vaší firmě dařilo. A abyste mohli naplno věnovat řízení své firmy a ušetřili si starosti navíc, spolehněte se na kvalitní pojištění svého podnikání, které si rychle a jednoduše i bez osobního kontaktu uzavřete v pojišťovně Generali.

23.08.2021

Antonín Kokeš o tom, jak může mentoring pomoci k obchodnímu úspěchu

Antonín Kokeš, 52, je majitel Albi, největšího prodejce her, dárků a přání v Česku, Antonínových pekařství, sítě pražských řemeslných pekáren, a Kinoko, oděvní firmy pro ženy. O své podnikatelské zkušenosti se dělí jednak prostřednictvím seminářů s názvem ‘Antonínovy recepty na podnikání‘ a také v rámci mentorské platformy DoToho! S námi mluvil o osobních zkušenostech s mentoringem a důležitosti předávat své podnikatelské zkušenosti dalším.

Jak se Vám začínalo v podnikání? Kdo byl Vaším prvním mentorem?

Když jsem začínal podnikat v roce 1990, tak byli všichni začátečníci, ve všem. My jsme tenkrát ani nevěděli jak založit s.r.o. Nebo jsme byli na daňovém úřadě a oni nás poprosili, abychom jim jako studenti VŠE vysvětlili, jak funguje DPH. Z dnešního pohledu vlastně strašně primitivní věci, ale představte si, že mi tehdy bylo 20 let, a jediné, co jsem dobře uměl, bylo konzumovat pivo ve velkém množství.

Prvním takovým mentorem mi byl vlastně můj o deset let starší brácha, který už byl zběhlý v byznyse tenkrát. Od něj jsem získal nějaké základní obchodní dovednosti – jak vůbec probíhá nějaký obchod nebo jak třeba udělat objednávku. On sice nebyl podnikatel, ale pracoval pro Telexport, natáčel koprodukční filmy. A předtím pracoval pro Pragoexport, kde zase dovážel ze zahraničí sportovní potřeby.

Takže z větší míry metoda pokus-omyl?

Ano. A vlastně mám pocit, že se metodě pokus-omyl nedá vyhnout. Těžko se dá něco naučit tak, že si to nevyzkoušíte a neuděláte omyl. To je jako kdybyste se chtěl naučit lyžovat a říkal si, že nikdy nespadnete. Nicméně když vám někdo dá nějaké rady na začátku nebo třeba ukáže, jak a čím si prošel, tak si nemusíte hned při prvním sjezdu nabančit hlavu.

Co je tedy reálné od mentoringu očekávat?

V čem si myslím, že lidé s nějakými zkušenostmi z jiných oborů nebo obecněji s většími zkušenostmi mohou pomoci je třeba s rozšířením obzoru, jak přemýšlet o problému, jak hledat jiné cesty. Každý má nějaký svůj pohled na to, jak má vypadat byznys model, jak má vypadat cenová politika, jak pojmout proces vývoje výrobků nebo jak má být široký nebo hluboký sortiment. Ale to že vám někdo řekne, ‘Hele, je ještě jiná cesta, pojďme touhle cestou zkusit chvíli přemýšlet,‘ to člověka může posunout.

Takže mentoring pro Vás není tolik o předávání technických znalostí specifických pro konkrétní obor nebo typ podnikání?

Tak to vidím já. Myslím si, že ta hodnota je spíše v obecné rovině. Jedna z věcí, která třeba hodně rezonovala, když jsem dělal semináře pro podnikatele, byla obecně personalistika – vedení lidí, motivováni lidí, budování týmů.  A tady byla třeba důležitá informace, že chyby děláme všichni, protože moje taková touha byla vždy neudělat chybu, ve smyslu najmout toho správného člověka, perfektně všechny lidi řídit a nemít konflikty v týmech. No jo, ale každý, kdo řídí lidi, ví, že to není černobílé a že vždy se udělají nějaké chyby, vždy jsou nějaké průšvihy. A sdílet to může podpořit podnikatele v tom, že si řeknou, ‘Hele, on to dělá 30 let a nasekal taky strašných chyb. Takže vlastně když já dělám chyby, tak to není tak špatné.‘

K jakým konkrétním závěrům jste třeba došli v oblasti personalistiky?

Hodně jsme se třeba bavili o tom, kdy a v jakém okamžiku se rozloučit s lidmi. A ukázalo se, že nikdo nevíme, jak to udělat dobře. Ono je totiž třeba velký problém, jak včas zjistit, že ten člověk, že ten tým prostě nefunguje správně. Spousta z nás podnikatelů z různých důvodů podléhá tomu, že si, řečeno lidově, nalháváme, že to ještě funguje, že to nějak dáme, že to ještě zkusíme a že ještě něco vymyslíme – třeba uděláme nějaké školení a ono to začne fungovat. Připustit si, že je čas se s někým rozloučit, totiž znamená, že člověka čeká práce. Musí se rozloučit s tím člověkem, najít nového, zaškolit ho, a když se to nepovede, tak znovu.

Jaká další témata jsou podle Vás pro mentoring podnikatelů společná?

Jedna věc jsou peníze, a to znamená finanční řízení, jak vůbec plánovat rozpočet, kontrola financí, marže. A pak je oblast, které já říkám strategie – jak vidět to podnikání v nějakých etapách a jak koukat kousíček za ten horizont na to, co může přijít, a jak být připravený na to, že může přijít něco, co absolutně nečekám.

Jak jste se vlastně dostal k mentoringu?

Byla to náhoda. Začal jsem psát knížku o mé podnikatelské a osobní cestě a snažil se tam dát nějakých pár zkušeností. A když jsem to měl pohromadě, tak mě někdo oslovil a řekl, ‘Hele, možná by byli lidi, které by to zajímalo, že bys k tomu udělal přímo nějaké semináře.’ Tak jsem si řekl, že to vyzkouším, a tak to vlastně začalo.

Měl by být mentoring finančně honorován?

Myslím, že finance mohou plnit motivační funkci. Pokud za něco člověk platí, tak ten efekt může být, že si řekne, ‘Tak to já se taky musím zamyslet nad tím, co vlastně chci, co je teď můj největší problém a s čím potřebuji pomoct.’

Takže to člověk bere vážněji?

Myslím si, že trošku ano. Ale neřekl bych, že to je nějaký klíčový problém. Já si spíš myslím, že je důležité najít v mentorovi vhodný ‘match’, najít někoho, kdo je mi blízký tím, jak přemýšlí nad tím, jak to podnikání dělat. Přece jenom těch přístupů k podnikání a vůbec osobních filozofií je strašně moc.

Co si myslíte o mentoringu online?

Nemám osobní zkušenost, takže nedokážu posoudit. Ale nejsem moc příznivcem onlinu, protože mám pocit, že taková ta osobní chemie je nenahraditelná.

V čem vás mentoring obohacuje osobně?

Myslím si, že není možné dělat mentora, aniž by to nějakým způsobem naplňovalo člověka, který to dělá. To musí být vzájemné sdílení různých nápadů a myšlenek. Třeba to znamená, že mentor o něčem mluví a sám si tak urovnává své myšlenky, dostává nové otázky, nahlíží nové přístupy. Druhá věc je, že člověka baví někomu nějakým způsobem pomoct, někomu jako kdyby ukázat cestu.

Vyberte kategorii
Tento web používá cookies za účelem optimalizace efektivního poskytování služeb. Pokud své nastavení cookies nezměníte, chápeme to jako souhlas s jejich užíváním. Další informace